辦公室物品如何正確放置於桌面以利處理公務第八河川局

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  發刊期數:第0322期/ 發布日期:2019/03/15

辦公桌面將分屬不同位置擺放物品來進行處理公務_pic

在現今瞬息萬變及無遠弗屆時代,承辦員在處理公務時,常常有應接不暇及突如其來的業務急待處理,因此第一時間當承辦員在辦公座位,先行檢視急需待處理事項時,變得毫無頭緒,最終也錯過事務優先處理時機,因此筆者以粗淺短文方式,引導介紹辦公室物品如何正確放置於桌面以利處理公務。

辦公室物品整體放置區域詳照片,建議將辦公用個人電腦放置於辦公桌面上左邊(詳編號1),一來避免放置於地板時,長久使用後會積蓄過多灰塵造成電腦硬體故障問題產生;二來可減少承辦員要另外找尋隨身碟插入傳輸埠讀取複製資料時間;三來可配置檯燈於主機上方,增加辦公室照明不足的桌面,以達到保護視力條件。辦公桌面中間的區域盡量保持淨空(詳編號2),不要將過多文件擺放於此區,容易造成承辦員在使用電腦鍵盤編輯文件時,感到有所阻礙不便,若需放置文件時,建議不擺放過高佔滿桌面。而電話機宜放置在電腦螢幕左邊(詳編號3),平常辦公所使用到的文具用品放置在桌面右上角區域(詳編號4),像承辦員為右撇子,當電話來電時,可以左手接聽後並以右手至文具用品位置區,進行挑選文具用品,在第一時間可邊接聽電話,同時又可登載需待處理事項紀錄。

  • 辦公桌面將分屬不同位置擺放物品來進行處理公務

另外待辦公文及處理文件,建議可擺置於桌面右下角區域(詳編號5),同時當電話接聽交談中,如有文件急需翻閱核對,短時間內亦可找到,不浪費過多時間再度找尋資料,而其他如廠商所送樣品,短期間內仍需存放於辦公廳中,如承辦員將其收存放置於桌面上左下角區域(詳編號6),僅於色系相同的紫壺,擺放在樣品上點綴,亦營造出不同的辦公視覺觀感,煥然一新。

俗話說:「凡事豫則立,不豫則廢。」,成功是留給做好準備的人,而筆者才疏學淺,因此藉由此篇短文分享來供大家參閱,進而能讓辦公的同仁達成事半功倍的效果,並使每位辦公的承辦員都有個美好便利處理公務環境。

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