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  發刊期數:第0401期/ 發布日期:2020/09/18

公務雲-首頁模擬畫面1_pic

水利署公務雲於109年7月13日進行第一階段上線,取代舊有署內網及所屬機關公版局內網,提供水利署同仁以個人化儀表板方式及跨機關權限配賦概念,使用公告訊息、應用系統連結、行事曆、通訊錄、雲端硬碟、會議室借用、用車預約、問卷調查、訓練課程管理、服務台值班表、待辦事項、主管資訊系統、組室網頁、徵才報名等功能,並提供全文檢索可跨功能進行關鍵字搜尋;功能眾多等同仁親自體驗,以下先就常用功能作簡單介紹,希望讓同仁對公務雲有初步的認識。

  • 公務雲-首頁模擬畫面公務雲-首頁模擬畫面

一、 公告訊息

以往署內網及局內網的訊息散置於各網站的各個節點,公務雲則是將訊息集中於[公告訊息]區,並依發布對象來分類管理,目前分類大類有:

1. 全署公告:水利署及所屬同仁皆可查閱。

2. 水利署公告:限署本部同仁可看。

3. 各局內部公告:僅該局同仁可看。

透過上面的大分類再輔以小分類,例如[水利署公告-防疫宣導],讓同仁可以由接收者的角度,看到所有應該被傳遞到的訊息。另外,類別的發布對象是可跨機關彈性設定的,例如:各機關主計人員的類別、各機關資訊人員的類別等等,如有新增類別的需要,也可洽資訊室協助設定。

二、 應用系統連結

公務雲首頁的[應用系統]暫時區分為2塊:

1. 第1區塊在首頁右上方,這區塊內的系統是透過公務雲或近端網路來驗證身分的。在這區塊內的系統,可提供同仁點選齒輪來設定首頁常用系統。

2. 第2區塊在首頁中間下方,是透過「水利資料整合雲(WRISP)」來驗證身分的。以往署內網都是透過WRISP來驗證,但考量WRISP的穩定性及業務屬性,這個驗證機制將由公務雲取代;改與公務雲驗證的應用系統將會被搬移至第1區塊。但這樣的改變需要各應用系統的配合,預計2、3年的過渡期轉換完成後,第2區塊就會移除了。

三、 行事曆

公務雲的行事曆除了整合公務雲自身的會議室預約、教育訓練、服務台值班表等功能(例:借用了某時段的會議室、報名某一場教育訓練、被排定輪值某時段的服務台,皆會登錄到個人行事曆),也提供與Google行事曆同步,同步方式可自由設定為手動或自動、單向或雙向。

公務雲的行事曆功能與Google類似,是以一本一本行事曆的概念來設計,可分別就每一本來設定讀取或編輯的同仁,目前的設定是:

1. 全署共用行程:水利署及所屬同仁都看得到,但只有部分同仁(公務雲維運窗口)可以新增行程。

2. 各組室/各局行事曆:該組室/該局同仁可完整編輯讀取。

3. 個人行事曆:預設只有自己可完整編輯讀取,也可以自由設定分享的對象來讀寫自己的行程。

補充一點,如果是在會議室預約功能新增會議,並透過[+]展開組織樹選取的對象,不論是主持人或是與會人,系統也都會自動將行程寫到他們的個人行事曆中。

四、 待辦事項

待辦事項是透過系統給同仁的便利貼,可以傳遞簡單的文字訊息及辦理期限,系統部分功能也透過這區塊來提醒同仁。

五、 組織通訊

組織通訊將水利署及所屬AD的資料整合,以組織樹的方式呈現。如果需要查詢同仁的分機或是電子郵件,除了點選展開組織樹外,也可以輸入關鍵字查詢帳號、姓名、郵件等欄位。

找到同仁後,點選同仁可以查看資料,也可直接寄送郵件或傳送待辦事項。針對經常聯絡的業務對口,也可以設為[常用聯絡人],便於查找。

六、 雲端硬碟

雲端硬碟提供同仁檔案分享,進入後左側有3個選單:

1. 我的文件夾:預設只有自己可以上傳、下載資料,可另設定分享對象,分享之後,會出現在對方的[與我分享]區。

2. 與我分享:別人分享給我的文件區。

3. 共用文件區:由資訊室設定的,目前資料夾的權限為:

(1) 全署共享-各組室/各局:開放由各組室/各局上傳,全署皆可下載。

(2) 各組室/各局內部文件:限該組室/該局可上傳、下載自己資料夾的檔案,其他組室/局都看不到。

以檔案分享傳遞為出發點,目前系統接受的單檔容量上限設定為1GB、個人文件夾為10GB、共用文件夾為25GB。

文字敘述或許太冗長,針對較複雜的「行事曆、雲端硬碟、組織通訊」,我們也繪製了懶人包(如下),讓大家一圖秒懂。

公務雲下一階段預計上線的是APP與即時通訊,APP將結合生物辨識機制登入、提供同仁在署外網路使用公務雲系統功能(例:行事曆、雲端硬碟、即時通訊等自身的功能,不含公文、表單等其他應用系統),並將提供教育訓練的數位簽到,期待能帶給同仁更便利的系統體驗。

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