Thunderbird郵件歸檔存查簡介資訊室沈明禮

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  發刊期數:第0339期/ 發布日期:2019/07/12

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一、緣由

Thunderbird是一套免費電子郵件收發軟體,Thunderbird提供郵件篩選條件之功能,從收件者的角度,將收到的信件依據郵件篩選.移至其專屬的資料夾,猶如公文是以其檔號作為歸檔之依據,本文將從個人業務層面,分享「郵件篩選條件」使用上之實際案例。

二、郵件篩選條件項目組成

郵件篩選條件由上而下包含:異動(收)、異動(寄)、內文包含:系統、通報、非通報、(寄)、○○○○(寄)、通知單、維護等9項(如圖1)。

  • 圖1

三、郵件篩選條件規則內容

1.異動(收)(如圖2)

取回新郵件時符合下列全部:主旨包含「異動」。執行下列動作:移動郵件到「異動(收)在********@wra.gov.tw」。

  • 圖2
2.內文包含:系統(如圖3)

取回新郵件時符合下列全部:內文包含「系統」。執行下列動作:移動郵件到「收件匣在********@wra.gov.tw」。

  • 圖3
3.通報(如圖4)

取回新郵件時符合下列任一項:內文包含「○○○○」、內文包含「○○○○」、……、內文包含「○○○○」。

執行下列動作:移動郵件到「通報在********@wra.gov.tw」。

  • 圖4
4.非通報(如圖5)

取回新郵件時符合下列任一項:主旨包含「○○○」、主旨包含「XXXX」、主旨包含「○○○○」。

執行下列動作:移動郵件到「垃圾桶在********@wra.gov.tw」。

  • 圖5
5.通知單(如圖6)

取回新郵件時符合下列全部:主旨包含「通知單」。

執行下列動作:移動郵件到「在********@wra.gov.tw」。

  • 圖6
6.維護(如圖7)

取回新郵件時符合下列全部:從包含「******@***.***.***」。

執行下列動作:移動郵件到「維護在********@wra.gov.tw」。

  • 圖7

四、郵件篩選要領

1.從主旨、內文、寄件者、正副本收件者等找出具有唯一性之資訊,作為郵件篩選條件。

2.若包含2個(含)以上之郵件篩選條件,則依照由上而下之順序進行篩選。

3.某一郵件若符合2個(含)以上之郵件篩選條件,則較上面之郵件篩選條件會先篩選到該郵件。

4.每一郵件篩選條件,若包含多項條件,可以符合全部條件或符合任一項條件執行篩選。

5.若對於屬廣告及與業務無關之郵件,可建立一項符合條件時則移動郵件至垃圾桶之郵件篩選條件。

五、結論

1、公務處理除公文系統、電子表單系統、即時通訊軟體外,電子郵件收發亦提供公務聯繫及資訊交換的功能。

2、每天收到的電子郵件多寡不同,內容亦不同,若能透過多項郵件篩選條件的適當建立,將郵件自動移至其專屬之資料夾,以利妥善管理。

3、至於寄出的電子郵件,目前會自動移至所設定之「備份資料匣」,可透過手動方式再將郵件移至其專屬之資料夾,以利歸檔存查。

4.建立之各項郵件篩選條件,仍需適時予以檢核調整,以因應又多又雜的外來郵件及資安需求。

六、參考資料

https://support.mozilla.org/zh-TW/kb/organize-your-messages-using-filters(郵件篩選設定)

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