一、緣由
Thunderbird是一套免費電子郵件收發軟體,Thunderbird提供郵件篩選條件之功能,從收件者的角度,將收到的信件依據郵件篩選.移至其專屬的資料夾,猶如公文是以其檔號作為歸檔之依據,本文將從個人業務層面,分享「郵件篩選條件」使用上之實際案例。
二、郵件篩選條件項目組成
郵件篩選條件由上而下包含:異動(收)、異動(寄)、內文包含:系統、通報、非通報、(寄)、○○○○(寄)、通知單、維護等9項(如圖1)。
- 圖1
三、郵件篩選條件規則內容
1.異動(收)(如圖2)
取回新郵件時符合下列全部:主旨包含「異動」。執行下列動作:移動郵件到「異動(收)在********@wra.gov.tw」。
- 圖2
2.內文包含:系統(如圖3)
取回新郵件時符合下列全部:內文包含「系統」。執行下列動作:移動郵件到「收件匣在********@wra.gov.tw」。
- 圖3
3.通報(如圖4)
取回新郵件時符合下列任一項:內文包含「○○○○」、內文包含「○○○○」、……、內文包含「○○○○」。
執行下列動作:移動郵件到「通報在********@wra.gov.tw」。
- 圖4
4.非通報(如圖5)
取回新郵件時符合下列任一項:主旨包含「○○○」、主旨包含「XXXX」、主旨包含「○○○○」。
執行下列動作:移動郵件到「垃圾桶在********@wra.gov.tw」。
- 圖5
5.通知單(如圖6)
取回新郵件時符合下列全部:主旨包含「通知單」。
執行下列動作:移動郵件到「在********@wra.gov.tw」。
- 圖6
6.維護(如圖7)
取回新郵件時符合下列全部:從包含「******@***.***.***」。
執行下列動作:移動郵件到「維護在********@wra.gov.tw」。
- 圖7
四、郵件篩選要領
1.從主旨、內文、寄件者、正副本收件者等找出具有唯一性之資訊,作為郵件篩選條件。
2.若包含2個(含)以上之郵件篩選條件,則依照由上而下之順序進行篩選。
3.某一郵件若符合2個(含)以上之郵件篩選條件,則較上面之郵件篩選條件會先篩選到該郵件。
4.每一郵件篩選條件,若包含多項條件,可以符合全部條件或符合任一項條件執行篩選。
5.若對於屬廣告及與業務無關之郵件,可建立一項符合條件時則移動郵件至垃圾桶之郵件篩選條件。
五、結論
1、公務處理除公文系統、電子表單系統、即時通訊軟體外,電子郵件收發亦提供公務聯繫及資訊交換的功能。
2、每天收到的電子郵件多寡不同,內容亦不同,若能透過多項郵件篩選條件的適當建立,將郵件自動移至其專屬之資料夾,以利妥善管理。
3、至於寄出的電子郵件,目前會自動移至所設定之「備份資料匣」,可透過手動方式再將郵件移至其專屬之資料夾,以利歸檔存查。
4.建立之各項郵件篩選條件,仍需適時予以檢核調整,以因應又多又雜的外來郵件及資安需求。
六、參考資料
https://support.mozilla.org/zh-TW/kb/organize-your-messages-using-filters(郵件篩選設定)