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公文系統會辦簡說柯經人

  發刊期數:第0341期/ 發布日期:108/07/26

水利署公文線上簽核系統有關會辦相關流程,計有內會、內會並會、敬會、順會、後會、後會並會等六種,使用上常有疑惑不解之處,為利同仁了解,本文試解析相關用法如下:

1、會辦對象為單位內部人員時使用「內會」及「內會並會」,不同單位時使用「敬會」、「順會」、「後會」及「後會並會」。

2、單位內部使用之「內會」及「內會並會」可指定受會對象到個人,其他不同單位之會辦對象則指定到單位(組、室、隊),不能指定到個人。

3、在各類會辦流程中,有「並會」字眼者為同時可會辦不同對象,而無「並會」字眼者,則按照所設會辦對象,依序傳遞,當多個會辦對象有先後秩序關系時就不能用並會,而無任何先後秩序關系時,承辦人員就可使用並會,以爭取公文會辦時效。

4、「內會」使用時機可為決行前後,決行前之內會用於徵詢受會人之意見後再往上簽陳,決行後之內會屬已奉核文之告知,有後會實質。

5、「後會」使用時機為決行後之知會,屬已奉核之告知性質,而”後會”流程之設定可於送核前預設或送核後設定,若於送核前預設,公文將於決行後回到登記桌不回承辦人,由登記桌依所設後會流程進行送會,如此雖可節省往返承辦人及登記桌之時間,但要小心使用,因為不回到承辦人,所以長官若有其他核示意見將錯失,建議使用於案情固定之例行公文,儘量於核後檢視長官意見後再設後會流程較為穩當。

6、當受會人於會辦意見處填寫意見送出後,如果下一關尚未簽收時,可取消傳遞再重行輸入意見,如果此時之會辦類型屬依序會辦者,則原先填寫之會辦意見會被新輸入之意見蓋過,但如屬並會類型者,則新輸入之意見不會覆蓋先前輸入之會辦意見,而是再產生一筆新的會辦意見,之前所寫之會辦意見仍會保留,這是因為並會時所有受會者當下都可看到其他受會者已寫之意見,不覆蓋,可以時戳忠實記錄各受會人各時點之並會狀態。

7、「敬會」、「順會」均屬依序送會類型,只是文面呈現之字樣不同。