檔案山浩瀚無涯 逐步完成檔案清理作業北區水資源局

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  發刊期數:第0298期/ 發布日期:2018/09/28

召開檔案鑑定會議_pic

北區水資源局自民國43年5月成立「石門水庫設計委員會」至今已逾一甲子的時光,保存的公文檔案近40萬件,為了有效整理保存這些檔案,近兩年來正在進行一項重要的工作任務-檔案清理作業。

依檔案法施行細則第6條第6款規定,檔案清理係指依檔案目錄逐案核對,將逾保存年限之檔案或已屆移轉年限之永久保存檔案,分別辦理銷毀或移轉,或為其他必要之處理。因此,檔案清理是涵蓋屆保存年限之檔案銷毀、永久保存檔案移轉,或其他處理(如延長保存年限或機關永久保存)。

為了達成檔案清理的目標,北區水資源局正進行計畫性檔案清理,究竟該怎麼做呢?

一、前置作業準備好,按步就班

首先要瞭解機關背景及檔案現況,針對現況及目標研擬檔案清理計畫,中成計畫期程可以4至6年為原則、年度計畫則以一年為期;因北區水資源局檔案數量龐大,檔案清理作業非一蹴可及,因此要分階段規劃檔案清理期程,計畫可協助我們劃定檔案清理範圍,並評估需求、人力、經費等條件。此外,因檔案量龐大,首要工作就是成立檔案清理工作團隊,現階段除正式人力外,還有10餘位替代役人力進駐檔案室一起努力。

二、仔細檢視檔案內容,穩紮穩打

將不同時期檔案劃定清理範圍後,須先瞭解該範圍之檔案內容,包括當時的組織職掌、業務重點,以及檔案實體之保存狀況,所以我們需要研析機關發展歷史沿革、重要職能變遷、大事紀等資料,以掌握分析機關核心職能;續擬定檔案留存原則及重點,這是為了讓後續鑑定工作有所依循;接著就要詳細的檢視檔案內容,包括進行相關檔案清查,整理案名清單,進行機密檔案解降密檢討等,並應留意檔案內容之正確性及完整性。

三、檔案鑑定尋寶趣,去蕪存菁

檔案清理最關鍵的步驟是檔案鑑定,依「機關檔案管理作業手冊」之鑑定原則及方式進行,透過多元的思考角度,適時加入外部的意見,在機關保存之檔案中找出值得珍藏的寶藏。鑑定小組的成員除內部各課室代表外,還可邀請熟稔業務內涵之學者專家,或實際參與相關業務規劃或執行之退休耆老,籌組檔案鑑定小組並召開會議。鑑定作業可規劃案卷或案件目錄進行書面初審及實地審選,最後再根據鑑定結果撰擬鑑定報告,並透過研商會議確認鑑定結果。

  • 召開檔案鑑定會議
  • 進行檔案清查作業

最後,透過鑑定會議的決議撰擬鑑定報告,初步決定哪些檔案屬屆期擬予銷毀,哪些檔案應延長保存年限(包括機關永久保存),亦可針對具國家檔案價值者建議列入移轉,並將經確認之鑑定結果併附鑑定報告送國家發展委員會檔案管理局審核,再依審復結果依規定辦理檔案銷毀、續存或移轉等清理作業。

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