機敏會議資訊保密之道

按讚加入E河川-交流水知識粉絲團 

  發刊期數:第0367期/ 發布日期:2020/01/24

機敏會議資訊保密之道_pic

一、案例摘要

某機關召開「○○經營地區劃分及調整」工作會議,該案雖尚未定案且未對外公布,卻傳聞業者已有資料,機關高階主管甚至接獲業者來電表達不滿。政府機關於政策決定前部分機敏會議資訊的確不宜任意公開,如一旦洩漏,將造成政府機關決策及執行困擾,損及機關或民眾權益等負面效應,甚至影響國家安全及利益,也會損害人民對政府機關之信賴。是以,政府機關如何妥善保管機敏會議資訊避免外洩,應予正視並妥適因應。

二、問題分析

觀諸上開案例,可能形成機敏會議資訊外洩之原因如下:

  • (一)參與會議之機關同仁或外聘委員可能因未建立機敏會議資訊維護的正確保密觀念,而擅將相關訊息提供予外界。
  • (二)機敏會議資料未註記密等或保密警語,以致相關文書處理流程未提高警覺,致生洩密情事。
  • (三)機敏會議之決議、決定事項須發布新聞者,未依發言人制度,由發言人統一對外發言。
  • (四)重要機敏會議資料之檔案未使用隔離電腦處理,易遭致駭客入侵盜取。
  • (五)機敏會議資料未予管制分發及會後收回,致他人有機會探悉、取得。
  • (六)辦理機敏會議之文書簽擬稿、繕印時之廢件(紙),或誤繕誤印之廢紙及複寫紙等,未即時銷毀。

三、因應作為

為強化機敏會議資訊之保密措施,可採行之因應作為如下:

  • (一)重要機敏會議資訊應使用隔離電腦處理,避免使用於連結網際網路之電腦設備。
  • (二)機敏會議資訊相關檔案及紙本均應加註密等或「機敏資料」之浮水印文字,並予編號分發。
  • (三)召開機敏會議時,於會議開始前,主席或主辦單位應提示與會人員知悉,並於簽到表上註記「本會議因具機敏性質,與會人員應行保密。」等宣示文字。
  • (四)會議使用管制分發之機敏資料,均應於會議後按編 號收回,與會人員如因公務需要留用,應經主席核 准並簽收。
  • (五)避免透過網際網路傳送機敏會議資訊,若因公務需要透過網際網路傳送者,應刪除涉密內容,該部分資料則另採書面發送並經簽收程序。
  • (六)機敏會議應以秘密方式舉行,並選擇單純或有隔音 設備之場所以防止竊聽,同時禁止非相關人員任意 進出。
  • (七)訂定重大專案機密維護措施,研判作業流程可能發生洩密之事項、防範措施、執行分工等,由有關業務單位按執行分工落實執行。
  • (八)在職期間所經手或保存之機敏資訊,於退休離職或職務異動時,應列入移交或依規定銷毀。   

四、結語

政府機關為推動政策及執行業務,常透過會議方式,以凝聚共識並形成決策,部分會議因攸關國家安全及利益或依法令規定而有保密之必要,若將具有機密性或敏感性的會議資訊公開或提供,輕則易招致外界關切,有礙機關決策之作成與執行,重則危害國家安全及人民權益,不可不慎。因此,公務員應深刻體認機敏會議資訊維護的重要性,提高保密警覺,以維護機敏資訊的安全。

主題回應