當民眾有事情以電話洽公時，電話鈴響超過十聲以上或十五秒以上，甚至更久都沒有人接聽，民眾對公務機關的評價一定是負面的。又或電話鈴響隨即有人接聽，但接話人態度冷漠、語氣不耐、答覆內容模糊不清且逕行掛斷電話，自此公務機關形象便跌到谷底，為民服務就成為空談。所以千萬不能忽略電話禮貌這為民服務的小環節，因為它是維護機關形象的一大關鍵。
有鑑於電話禮貌係強化服務導向工作的第一步，亦是為民服務最直接的表達方式，當民眾以電話洽公時，因未與承辦人謀面，當然僅能以接聽時應答態度及語調內容來判斷公務部門的服務態度是否誠懇、謙和為第一印象，因此藉由電話禮貌服務的提升，使民眾在洽公時能感受到賓至如歸的感覺，為推動為民服務首要工作。
電話禮貌首重電話接聽時效，宜在電話來電鈴響隨即接聽，至遲於鈴響四聲或十秒內迅速接聽，以表現公務機關對電話禮貌的重視。
電話接通後應主動報告機關（單位）名稱、接聽者姓名及問候語，（例如:中水局（秘書室）您好﹗敝姓○，很高興為您服務！）而在電話交談過程中語調應自然、親切、委婉，切忌倉促、急進、煩躁、不耐。電話交談內容依職權對來電者詢問事項詳盡解說，如涉及其他應提醒來電者之相關訊息，應主動告知；如涉及非屬本機關(單位)業務範疇，應協助提供其他相關機關單位）之電話、地址或聯絡方式。當接聽者與來電者交談結束後，應有禮貌性結語。（例如:謝謝您的來電，再見！）最後應俟來電者先掛斷電話後，接聽者再將電話掛斷；如接聽者已答復禮貌性結語，惟來電者遲未掛斷電話，接聽者應於確認交談結束後，先按掛斷按鍵後，再將話筒輕放掛上。反之，當您由接聽者變成來電者身分，將心比心，也應遵守以上的電話禮貌程序。
電話禮貌說來簡單，做來不易。態度決定一切，必須透過教育訓練、宣導、學習、測試等方法，使同仁對電話禮貌的程序及應注意事項了然於胸，培育出電話禮貌應有的涵養，方能畢其功於一役，發揮作用。「維持機關好形象，電話禮貌不輕忽」，唯有機關重視電話禮貌，才能落實為民服務。
附記：
經濟部水利署為加強署內各單位及所屬各機關及之電話禮貌，基於政府是最大的服務業，而電話禮貌是為民服務必備之基本素養，為增進全體同仁接聽電話禮儀，提升電話禮貌服務品質及形塑整體服務形象的目的，於93年8月特訂定「
經濟部水利署推行電話禮貌運動實施計畫」執行電話禮貌測試，測試結果並函知各單位及所屬機關就缺失部分確實
改善，自實施以來，獲致顯著
改善，有效提升
水利署及所屬機關為民服務品質。
中區水資源局平時即依該實施計畫電話禮貌測試紀錄表內容，加強對員工宣導接聽電話之態度及技巧，不定期對
中區水資源局各單位人員實施電話禮貌測試，並適時舉辦專題演講加強教育訓練，亦請各單位主管負責督導考核，隨時轉請所屬同仁注意改進，以督促電話禮貌之推行。