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我見我聞 公文線上簽核系統

  發刊期數:第0080期/ 發布日期:103/07/25

每天上班基本動作便是電腦開機,登入公文線上簽核系統,插入Hikey或自然人憑證,經濟部水利署自94年1月起實施公文線上簽核作業,復於100年10月3日連同各所屬機關陸續導入共用版至今,雖然系統效能仍有改善空間,但同仁對於使用公文系統,就如同呼吸、喝水般自然,縱然空氣與水偶受環境污染,我們也不得不承認,這套系統在公務機關已然「不可或缺」。

回顧系統上線初期效能不穩定,部分同仁對於電子憑證、公文製作簽辦修改、意見簽擬、流程設定及批閱核判習慣改變尚不熟悉,甚至質疑線上簽核文件及流程資訊的安全性,對資訊系統及資料庫中的電子檔案,究竟能否長期完整保存?又未來能否真實完整讀取原始檔案?確實存在諸多疑慮,對於無法等同紙本實體般,可真實存在眼見為憑的電子網路軟硬體環境,顯現懷疑、猶豫及不確定等,難以完全依存信賴的現象,確實嚴厲挑戰著整個執行團隊的決心。

面對瞬息萬變的時代潮流,數10年來,公務文書製作、傳遞及存檔方式:從毛筆、原子筆到電腦鍵盤;從紙張手寫到電腦螢幕繕打;從簽名、職名章到電子憑證;從馬路遞送到網路傳播擴散;從郵寄、人工交換到電子交換;從檔案庫房、資料庫到共構機房,今昔相比,這段歷程也同樣考驗著,公務同仁適應環境變革的能力。

當時系統改版上線執行團隊及全體同仁不畏種種困難,勇於承擔各類挑戰,及時解決相關問題,才享有今日便利的果實,未來如全面實施網路便民服務及「跨機關簽核」,推動跨機關公文檔案管理資訊系統整合,將更有利於跨機關間資訊交換與流通,應可大幅提升政府機關競爭力,縮短機關電子化服務落差,也代表公文處理流程的「高鐵時代」來臨,亦可能牽動政府組織體制的重大變革。

回顧過往,許多人事物顯然已經「回不去」了,萬事起頭難,前人種樹,後人乘涼,甜美的果實得來不易,決策者推動公文線上簽核之路,確實走得特別艱辛,徜非身歷其境實在難以體會,就好像在遊樂園裡坐雲霄飛車一般,讓人既期待又怕受傷害,每一次的爬升與俯衝雖然刺激,但往往如人飲水,在長長久久的歷史洪流裡,也只是短短的「一瞬間」罷了。